Samenvoegen van administraties e.o.

Onderwerpen:

1. Samenvoegen van administraties ……………… .

2. Helpdesk ……………… .

3. Onverwachte mails naar aanleiding van opgeslagen zoekopdrachten ………………

1. Samenvoegen van administraties

De software voor het samenvoegen van administraties is uitvoerig getest. Momenteel worden er met 3 parochies in de productieomgeving samenvoegingen van administraties uitgevoerd om te checken of het geheel van de software en procedures ook in de productieomgeving goed werkt (Pilot).

Zodra deze pilot succesvol is afgerond, wordt de mogelijkheid tot samenvoegen van administraties vrijgegeven en kunnen parochies inschrijven via een aanmeldformulier.

De volgende mogelijkheden voor samenvoeging zijn beschikbaar:

• van een hybride administratie naar één centrale administratie

• van een decentrale administratie naar één centrale administratie

• van meerdere centrale administraties naar één centrale administratie

Voor alle drie de mogelijkheden geldt dat de parochie ervoor kan kiezen om de kostenplaatstructuur in Exact Online te behouden of niet.

Om bij het aanmaken van abonnementen en debiteuren de juiste kostenplaats aan te kunnen geven, wordt het formulier voor aanmaken van abonnementen en debiteuren uitgebreid met een veld waarin de kostenplaats kan worden ingevuld. Deze aanpassing zal ten behoeve van de pilot vanaf donderdag 2 juli zichtbaar zijn.

2. Helpdesk

De twee nieuwe medewerkers hebben de DocBase opleiding achter de rug en zijn druk bezig met het oppakken van tickets om zodoende de benodigde ervaring op te bouwen. Eerste reacties vanuit de parochies zijn positief. In juli wordt de cursus Exact Online gevolgd onder leiding van Geert Geurts, waarna ook de Exact Online tickets door de nieuwe helpdeskmedewerkers opgepakt kunnen worden.

3. Onverwachte mails naar aanleiding van opgeslagen zoekopdrachten

Er komen op de helpdesk meldingen binnen met betrekking tot het ontvangen van mails die door DocBase worden verstuurd. Deze mails bevatten meldingen van aanpassingen in de administratie. De afzender van de mail is noreply@docbase.nl. Het onderwerp van de mail begint met “DocBase Online Profiel Subscriptie”.

De reden van de mail is dat er een zoekopdracht is opgeslagen waarbij de vinkjes zijn gezet voor het via mail melden van aanpassingen van het resultaat van de zoekopdracht.

Het verzenden van die mails (gebeurt ’s nachts) is enige tijd niet goed verlopen. Eén van de zoekopdrachten die een administrateur had samengesteld, veroorzaakte dat er zoveel informatie in een mail moest worden opgenomen, dat het systeem daarop vastliep en er die nacht verder geen mails meer werden verstuurd. De nacht erna liep het proces weer vast.

Dit probleem is nu opgelost waardoor de mails wel allemaal worden verzonden en een aantal mensen ineens mails krijgen naar aanleiding van veel eerder samengestelde zoekopdrachten.

De instelling kan eenvoudig gewijzigd worden waardoor de mails niet meer verstuurd worden. Zie het document “Veel gestelde vragen DocBase”, hoofdstuk 1.12 “Opslaan van een zoekopdracht zodat deze later kan worden gebuikt.” Instelling kan als volgt gecontroleerd en indien gewenst, worden aangepast:

• Open ‘Mijn werkplek”:

• Klik op het plusteken naast “Mijn zoekopdrachten””.

• Selecteer een opgeslagen zoekopdracht (vinkje voor zoekopdracht plaatsen) en klik op “Bewerken”.

• Zorg ervoor dat alle selectie vakjes leeg zijn (dus geen vinkje bevatten)

• Klik op OK

• Doe bovenstaande voor alle bestaande zoekopdrachten.