Nieuwsbrief RKK-online 24 april 2020

Onderwerpen:

1. DocBase krijgt een “facelift”

2. Aanpassingen planning

3. X-Forms

4. Nieuwe versie van documenten

1. DocBase krijgt een “facelift”

Op donderdag 30 april wordt een nieuwe versie van DocBase geïnstalleerd. Naast een aantal technische en functionele aanpassingen, is de meest in het oog springende verandering de zogenaamde “look & feel”; met andere woorden: hoe het scherm er uitziet. Een facelift dus, maar zonder ingrijpende wijzigingen in het gebruik. Alleen enkele zaken die het gebruik makkelijker moeten maken.

Beschrijving van de functionele aanpassingen vindt u in het document “DocBase release notes”. Meest belangrijke hierbij is terugkeer van de “verwijder-knop”.

2. Aanpassingen planning

De afgelopen periode kampten we met de afwezigheid van enkele medewerkers die bij de technische aanpassingen in DocBase betrokken zijn. Dit als gevolg van privéomstandigheden en ziekte. Het gevolg: vertraging bij opleveringen.

Hierdoor zijn we helaas genoodzaakt de datum voor het vrijgeven van enkele aanpassingen wat uit te stellen. De aanpassingen in de planning zijn verwerkt in het document “Geplande aanpassingen DocBase”.

Iedereen is inmiddels gelukkig weer present en er wordt nu hard gewerkt om de vertragingen te minimaliseren.

3. X-Forms

Op 1 april is de nieuwe sjabloonapplicatie X-Forms door de leverancier opgeleverd. We ervaren dit op het gebied van de looplijsten als een zeer welkome verbetering. Het is vanaf 9 april ook mogelijk om zelf een kopregel en een voetregel aan de looplijst toe te voegen. Heeft u deze versie nog niet geïnstalleerd (u heeft in het invoerscherm dan geen mogelijkheid om een koptekst en een voettekst toe te voegen), dan kunt u de software en de installatie-instructies vinden in DocBase – 01. Instructies – klik op de blauwe link – open de tab DB Sjablonen. Ook het aanmaken van acceptgiro’s werkt goed.

De leverancier heeft nog een aantal extra functies in ontwikkeling waarmee het een zeer bruikbare applicatie wordt die interessant is om te gebruiken. Zodra daar meer over bekend is, wordt u daar via de nieuwsbrief over geïnformeerd.

Vanuit IPAL hebben we aan de leverancier aangegeven dat de sjablonen voor de brieven nog niet bruikbaar zijn. Er wordt aan gewerkt om dit in overleg met IPAL te verbeteren. Het probleem is de toepassing van de huisstijl van de parochie. X-Forms is gebouwd voor gebruik binnen een organisatie met één huisstijl. Wij hebben als organisatie te maken met meer dan 600 parochies en dus meer dan 600 huisstijlen. De sjablonen voor de brieven moeten al deze huisstijlen kunnen faciliteren. Zodra de sjablonen daarop zijn aangepast en door IPAL getest en goed bevonden zijn, worden een paar parochies gevraagd om enkele testen uit te voeren. Als deze naar tevredenheid verlopen, worden de briefsjablonen vrijgegeven. Omdat ook de briefsjablonen van de vorige sjabloonapplicatie weinig werden gebruikt, wordt nu eerst voldoende tijd genomen om ook voor de brieven tot een goed bruikbaar product te komen. Het grote voordeel bij het aanmaken van brieven met behulp van X-Forms is dat de brieven meteen opgeslagen worden in DocBase, dus geen losse administratie meer en verzonden brieven altijd eenvoudig terug te vinden.

Met de verdere ontwikkeling van X-Forms zetten we zeker een stap in de goede richting. Looplijsten en acceptgiro’s zijn nu al goed aan te maken. Zodra ook de brieven er naar tevredenheid uitzien, hebben we een mooi product dat vele parochies goed zal kunnen ondersteunen bij het aanmaken en archiveren van brieven.

4. Nieuwe versie van documenten Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie in DocBase geplaatst onder Instructies – tab Documentatie:

• Geplande aanpassingen DocBase

• DocBase release notes

• Veel gestelde vragen DocBase

• Geconstateerde problemen