Nieuwsbrief RKK-online 23 januari 2020
Onderwerpen:
1. Verwijderen van leden
2. Toekomstige aanpassingen DocBase
3. Parochie gerelateerde informatie
4. Ondersteuning Actie Kerkbalans
5. Nieuwe versies van documenten
1. Verwijderen van leden Er blijven door verschillende gebruikers onder u vele leden en andere gegevens uit DocBase verwijderd worden. Vaak met het gevolg dat er veel werk gestoken moet worden in het terugzetten van verwijderde gegevens. Er is daarom besloten om de verwijder knop weg te halen zodat gebruikers geen gegevens uit DocBase meer kunnen verwijderen. In de nabije toekomst zal er een alternatieve knop voor terugkomen waarbij gegevens niet definitief verwijderd worden, maar in een soort van prullenbak terecht komen zodat ze nog beperkte tijd beschikbaar blijven alvorens ze definitief verwijderd worden. Zijn gegevens onterecht verwijderd, dan kan de helpdesk met de nieuwe inrichting, gegevens eenvoudig terughalen. Deze functionaliteit zal naar verwachting eind 3e kwartaal 2020 beschikbaar zijn.
In geval van kerkverlaters en mensen die hebben aangegeven dat hun gegevens uit de systemen verwijderd moeten worden kunt u voor het verwijderen van leden een ticket aanmaken. Geef in het ticket wel aan wat de rede van verwijderen is.
2. Toekomstige aanpassingen DocBase Afgelopen week zijn alle suggestie tickets bekeken. In overleg met de leverancier is besproken wat technisch haalbaar is en wat globaal de kosten voor de aanpassingen zijn. In overleg met het IPAL-bestuur zal vervolgens bepaald worden welke aanpassingen doorgevoerd kunnen worden. Hierbij wordt voornamelijk uitgegaan van het standpunt dat er geen “maatwerk gebouwd” moet worden en dat de aanpassingen noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de werkzaamheden. Momenteel wordt er, naast onder punt 1 genoemde functie, gewerkt aan de functionaliteit om administraties in DocBase samen te kunnen voegen (inclusief de consequenties voor Exact Online) en het omzetten van abonnementen en kerkbijdrage historie bij overlijden. Zodra er meer duidelijkheid over de planning van de aanpassingen (Roadmap) is, wordt u verder geïnformeerd.
3. Parochie gerelateerde informatie on het parochiedossier Iedere parochie heeft in DocBase een parochiedossier. Hierin staan gegevens die betrekking hebben op de parochie. Als er iets aan deze gegevens veranderd moet worden, kan de in het dossier opgenomen contactpersoon dat via een ticket aangeven.
Zijn er logincodes die kunnen vervallen, dan kan de bij ons bekende contactpersoon dat ook via een ticket aangeven. Denk hierbij zeker ook aan de P-codes die eerder voor alle ledenadministrateurs nodig waren, maar nu niet meer nodig zijn.
4. Ondersteuning Actie Kerkbalans Bij het verwerken van de resultaten van de Actie Kerkbalans zullen veel parochies te maken krijgen met het veranderen van abonnementen. Zoals u weet kan dit alleen maar door het actieve abonnement te beëindigen en een nieuw abonnement aan te maken. Er wordt momenteel gewerkt aan een oplossing zodat we de betreffende administrateurs veel tijd kunnen besparen. De oplossing houdt globaal in dat u in DocBase een selectie van de abonnementen kunt exporteren naar Excel, hieraan een kolom toevoegt met het nieuwe bedrag (voor 2020) en dit aanlevert voor import bij de helpdesk. Door het inlezen worden daar waar nodig de oude abonnementen beëindigd en wordt er een nieuw abonnement aangemaakt. De spelregel daarbij: is er geen bedrag ingevuld dan wordt het actieve abonnement beëindigd en wordt er geen nieuw abonnement aangemaakt. Heeft u wel een bedrag vermeld dan wordt er eenzelfde type abonnement aangemaakt als het abonnement dat beëindigd wordt met het nieuwe bedrag. Op basis van de frequentie en ingangsdatum van het huidige abonnement, wordt de einddatum van het actieve abonnement en de ingangsdatum van het nieuwe abonnement bepaald. Zodra de software beschikbaar is, wordt u hierover geïnformeerd en zal er ook een gedetailleerde beschrijving van hoe te handelen beschikbaar zijn.
5. Nieuwe versies van documenten Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie in DocBase geplaatst onder Instructies – tab Documentatie:
Veel gestelde vragen DocBase.
Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie op de site www.rkk-online geplaatst. Aanpassingen zijn gemarkeerd.
FAQ Exact Online