Nieuwsbrief RKK-online 23 december 2019
Onderwerpen: .
Tweeweg authenticatie .
Voorbereiding Actie Kerkbalans .
Controle op foutmeldingen bij debiteuren en abonnementen .
Nieuwe versies van documenten . .
1. Tweeweg authenticatie Zoals eerder gemeld is er een probleem in de communicatie tussen DocBase en Ziggo en is de tweeweg authenticatie tijdelijk voor iedereen uitgezet. Andere providers hebben er geen last van. Er wordt gewerkt aan een oplossing.
De keuze om de tweeweg authenticatie tijdelijk uit te laten heeft ook te maken met de drukte die u als gebruiker de komende weken met de voorbereiding van de actie Kerkbalans zult ervaren. Daarnaast heeft het ook te maken met het feit dat de helpdesk de komende twee weken in verband met feestdagen en vrije dagen minimaal bezet zal zijn.
2. Voorbereiding Actie Kerkbalans Er is in DocBase – 01. Instructies een document beschikbaar dat u wat handvatten geeft voor het samenstellen van selecties. De selecties die men in het hele land gebruikt zijn zo divers dat niet alles beschreven kan worden. Heeft u zelf een selectie gedefinieerd, stuur deze dan alstublieft naar info@ipal.nu, dan nemen we die ook in het document op. Zo kunnen we samen werken aan een zo volledig mogelijk document.
Naast voorbeelden hoe parochianen te selecteren, is er ook opgenomen hoe de brieven met behulp van de sjabloonapplicatie kunnen worden aangemaakt.
3. Controle op foutmeldingen bij debiteuren en abonnementen Zeker ook in het kader van de Actie Kerkbalans geven wij hierbij nogmaals het nadrukkelijke advies dat u controleert of er bij de debiteuren en abonnementen in DocBase foutmeldingen staan (de kolom “Foutmelding Exact”). De melding kan aangeven dat er geen koppeling met Exact Online mogelijk is, dat er geen IBAN is ingevuld en enkele andere meldingen. Hierdoor kan het zijn dat er geen incasso-abonnementen in Exact Online worden aangemaakt, of dat binnengekomen kerkbijdragebetalingen niet naar DocBase worden doorgegeven. Als u de melding niet zelf op kunt lossen, dan kunt u hiervoor een ticket in DocBase aanmaken.
Het is overigens wel zo dat als de fout is opgelost, de melding niet altijd verwijderd wordt. Dit is lastig; er wordt naar een oplossing gezocht.
Als het IBAN-nummer op de ledenkaart is ingevuld, kunt u er vanuit gaan dat het ook in Exact Online staat. Dit kunt u overigens ook herkennen aan het lange nummer dat in de debiteurenkaart bij “Bankrekening Exact ID” staat. Dit is een code die door Exact Online wordt terug gemeld aan DocBase. Als er een code staat, staat er ook een IBAN-nummer in Exact Online. Zo een code staat ook op de debiteurenkaart bij “Debiteur Exact ID” en op de abonnementenkaart bij “Abonnement-ID Exact”. Staan daar dus nummers ingevuld, dan kunt u er vanuit gaan dat de koppeling voor de debiteur dan wel abonnement goed is gegaan. Ten overvloede: een abonnement krijgt alleen een koppeling met Exact Online als de betalingswijze automatische incasso of een factuur betreft.
4. Nieuwe versies van documenten Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie in DocBase geplaatst onder Instructies – tab Documentatie:
Veel gestelde vragen DocBase.
DocBase release notes.
ondersteuning aanmaken brieven Kerkbalans.
Geconstateerde problemen.
Zalig Kerstfeest Rest ons u namens alle medewerkers van IPAL en het projectteam een Zalig Kerstfeest en een voorspoedig 2020 te wensen. Wij zullen er in ieder geval alles aan blijven doen om u zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarvoor hebben we ook in het nieuwe jaar uw hulp nodig. Wij hopen daarom dat wij ook in 2020 op uw opbouwende opmerkingen, vragen en adviezen mogen blijven rekenen. Alleen samen kunnen we de verbeteringen aan de systemen blijven realiseren!