Nieuwsbrief RKK-online 22 november 2019
Onderwerpen:
Exact Online - Handleiding factureren .
Administratieve werkzaamheden bij hybride en decentrale administraties alleen uitvoeren met een L-logincode .
Tweeweg-authenticatie .
Performance DocBase .
Herstelactie aanpassing wijkindeling uitgevoerd .
Nieuwe versies van documenten .
1. Exact Online - Handleiding factureren Het is mogelijk om de uitgaande facturen van uw parochie in Exact Online te maken, te laten afdrukken of eventueel rechtstreeks vanuit Exact Online per mail te versturen, en automatisch te laten boeken in het Verkoopboek van uw administratie. Met deze functionaliteit kan Exact Online bijdragen aan een efficiënte wijze van factureren binnen uw parochie.
In de sectie “Documenten” van deze site is hiervoor de “Handleiding factureren” toegevoegd. Tevens zijn er in de Exact-administratie van uw parochie enkele factuur-lay-outs toegevoegd, alsmede een lay-out voor het begeleidend schrijven bij een factuur die u per mail wenst te versturen. Afhankelijk van de vensterenveloppe die uw parochie gebruikt kunt u kiezen tussen een factuur met het adresblok links of rechts. Is uw parochie voor bepaalde activiteiten BTW-plichtig, dan is hiervoor een aparte factuur-lay-out beschikbaar. In de handleiding staat uitgelegd hoe u vrij eenvoudig het logo van uw parochie aan de lay-out(s) kunt toevoegen.
2. Administratieve werkzaamheden bij hybride en decentrale administraties alleen uitvoeren met een L-logincode We willen u nogmaals onder de aandacht brengen dat bij hybride en decentrale administraties, de volledige administratie gedaan wordt als u inlogt met een L-inlogcode. De P-inlogcode is alleen voor het raadplegen van ledeninformatie en abonnementsinformatie. Ingelogd met een P-code moet u dus geen wijzigingen doen.
3. Tweeweg-authenticatie Afgelopen week is aangegeven dat de tweeweg-authenticatie in DocBase per 3 december geactiveerd zal worden. Naar aanleiding van opmerkingen is het document hier en daar wat aangepast. Aanpassingen zijn duidelijk gemarkeerd.
Vanaf 3 december kunt u dus niet meer met alleen gebruikersnaam en wachtwoord inloggen in DocBase. Daar is een extra code voor nodig. Die extra code verkrijgt u via email of Google Authenticator. Het inregelen van Google Authenticator kan pas op 3 december, dus niet eerder. Ook dit is duidelijker in het document aangegeven.
Zorg ervoor dat u voor 3 december een kopie van het document “Beschrijving tweeweg-authenticatie en het opzetten ervan” op uw PC (of eventueel op papier) beschikbaar hebt, zodat u op dat moment (3 december) de noodzakelijke acties kunt uitvoeren om Google Authenticator te koppelen en in DocBase in te kunnen loggen.
4. Performance DocBase In het document FAQs DocBase zijn instellingen van DocBase opgenomen die een positief effect op de performance van het systeem hebben. U wordt aangeraden om bij eventuele trage werking van het systeem daarnaar te kijken en geadviseerde aanpassingen door te voeren. Hoe dat te doen staat beschreven in paragraaf 1.10.
5. Herstelactie aanpassing wijkindeling uitgevoerd In de DocBase release notes (nummer 19048 ) is vermeld dat het probleem dat bij verhuizingen de wijkgegevens niet altijd aan het nieuwe adres werden aangepast, was opgelost en dat er nog een correctie zou worden uitgevoerd. Deze correctie is op 22 november 2019 doorgevoerd. Hierbij zijn de wijkgegevens opnieuw toegekend op basis van de postcode en het huisnummer en de wijkgegevens zoals in de tabel “07. Bezorging – wijkgegevens” zijn opgenomen. In de volgende gevallen is de aanpassing NIET gedaan:
leden met een voorkeurparochie
leden waarbij het veld “Bezorgingen-ID” handmatig is ingevuld.
6. Nieuwe versies van documenten Er worden regelmatig nieuwe versies van document op de site en in DocBase geplaatst. Wij raden u aan deze documenten goed te bekijken. In ieder document worden de aanpassingen ten opzichte van de vorige versie aangegeven.
Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie in DocBase geplaatst onder Instructies – tab Documentatie:
Beschrijving tweeweg-authenticatie en het opzetten ervan
DocBase release notes --> LET OP!! Een aantal aanpassingen zijn pas vanaf 3 december beschikbaar!! <-
FAQs DocBase
Geconstateerde problemen
Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie op de site www.rkk-online.nl geplaatst. Aanpassingen zijn gemarkeerd.
Handleiding incasseren kerkbijdragen (sectie documenten)
Handleiding factureren (sectie documenten)