Nieuwsbrief RKK-online 24 september 2019
Kerkbijdrage historie nog aan DocBase toevoegen Er zijn parochies die in Navision enkele kerkbijdrage tabellen op “afgesloten” of “open” hadden staan. Zoals bekend zijn betreffende kerkbijdragehistorie gegevens niet met de conversie overgezet.
In juli is aangegeven hoe de gegevens uit Navision gehaald konden worden om ze later in de conversietool voor import in DocBase aan IPAL aan te bieden. Verzoek aan betreffende parochies het bestand met de kerkbijdrage historie (00000_rkk2_Kerkbijdragehistorie) voor 15 oktober aan te bieden (info@ipal.nu) zodat we de importwerkzaamheden tijdig kunnen uitvoeren.
Begraafplaatsadministraties nog vanuit Navision omzetten? Is er eerder aangegeven dat de begraafplaatsadministratie nog niet naar Navision omgezet kon of moest worden en er is vanuit IPAL nog geen contact met u opgenomen, dan verzoeken wij u om de conversie zo spoedig mogelijk aan te melden en de bestanden voor 1 november te sturen naar info@ipal.nu.
Aangepaste conversie tool bestanden Naar aanleiding van de eerste conversies zijn een paar Excel bestanden van de conversietool aangepast. Het bestand voor de begraafplaatsadministratie bevat aanpassingen die noodzakelijk zijn bij gebruik van betrokken organisaties zoals grafdelver, steenhouder etc.. Administreert u bij begravingen betrokken organisaties, dan is het van belang dat u de nieuwe versie van het bestand 00000_rkk2_BegraafplaatsGrafBegraving gebruikt! In alle aangepaste conversie bestanden is een tabblad “Versie beheer” toegevoegd zodat u weet wat de aanpassingen zijn. Veelal betreft het aanpassingen van de uitleg, maar in geval van het begraafplaats bestand zijn er kolommen toegevoegd die ingevuld moeten worden. Indien u het Excel bestand al heeft gevuld, kunt u de gegevens eenvoudig naar het nieuwe sjabloon kopiëren.
Conversie en aanvullingen gegevens in DocBase voor 1 november aanbieden IPAL heeft tot 22 november 2019 capaciteit beschikbaar voor het uitvoeren van (deel)conversies (vanuit andere pakketten dan Navision als ook de Begraafplaatsenadministraties vanuit Navision) en het toevoegen van gegevens. Het is dan ook zaak dat u gegevens zo spoedig mogelijk maar in ieder geval vóór 1 november aanbiedt. Indien u gegevens na 1 november aanbiedt en deze daardoor niet voor 22 november verwerkt kunnen worden, zijn wij genoodzaakt om extra capaciteit in te huren. Kosten hiervoor worden dan aan de betreffende parochie doorbelast.
Export Navision financiële informatie Parochies die geen kans gezien hebben om de financiële gegevens vanuit Navision te exporteren (zie nieuwsbrief van 22 augustus), hebben tot 1 oktober de tijd om de export bij IPAL aan te vragen. Van aanvragen die later worden ontvangen zullen de kosten voor het exporteren van de gegevens bij de betreffende parochie in rekening worden gebracht.
Beveiliging van gegevens Locatie documentatie Documentatie over het gebruik van DocBase bevat informatie die we liever niet op een openbare website plaatsen. Daarom worden betreffende documenten verplaatst naar DocBase. De informatie is beschikbaar gesteld onder 01. Instructies. Hier is een nieuw tabblad aangemaakt: “Documentatie”.
Tweeweg authenticatie DocBase bevat privacygevoelige informatie. Wij hebben allemaal de verantwoordelijkheid deze gegevens zo goed als mogelijk te beschermen. Daarom wordt er binnenkort voor het inloggen in DocBase een zogenaamde “tweeweg authenticatie” ingevoerd. Dit wil zeggen dat u naast gebruikersnaam en wachtwoord op een tweede manier kenbaar moet maken dat u echt zelf de persoon bent die met uw gebruikersnaam en wachtwoord in DocBase probeert aan te melden. Na het ingeven van uw gebruikersnaam en wachtwoord, wordt om een tweede code gevraagd. Deze code wordt verstrekt via email of via en app op uw smartphone (Google authenticator). U kunt zelf voor de gewenste methode kiezen. Indien u voor email kiest, wordt de code naar het email adres gestuurd dat u bij het aanvragen van de inlogcode heeft opgegeven. Dit moet een persoonsgebonden mailadres zijn; geen mailadres dat voor een groep of functie is. Dus secretariaat@.... of ledenadministratie@..... is niet goed. IPAL zal controleren of dit soort adressen toch nog gebruikt worden en zal u dan benaderen om het aan te passen. Inlogcodes zijn immers persoonlijk en niet overdraagbaar. Dit alles in verband met de AVG. Uiteraard kunt u ook zelf actie nemen en via info@ipal.nu om wijziging van uw mailadres vragen.
Uitgebreide documentatie en datum van invoering volgt spoedig.
Documentatie Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie in DocBase geplaatst onder Instructies – tab Documentatie:
Rollen en autorisatie
DocBase FAQ
Uitgeschreven tekst zoals in de instructie video’s is uitgesproken; geplaatst in iedere tab bij de video’s
Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie op de site www.rkk-online.nl geplaatst:
Aanvraagformulier toegangscode DocBase (sectie documenten)
00000_rkk2_BegraafplaatsGrafBegraving (sectie conversie)
00000_rkk2_Ledenadmin (sectie conversie)
Enkele documenten zijn verplaatst van www.rkk-online.nl naar DocBase.