Herstelacties nav Navision conversies
Gedurende de conversie van Navision naar DocBase is het voorgekomen dat gegevens niet in DocBase zijn opgenomen terwijl deze wel in Navision aanwezig waren. Wat er niet goed is gegaan, is afhankelijk van het moment in tijd waarop de conversie is uitgevoerd.
We hebben een aantal punten geconstateerd die hersteld gaan worden. Niet alle punten gelden voor alle parochies en daarnaast geldt dat we enkele correcties alleen uit willen voeren als de parochie daar via de bij ons bekende contactpersoon specifiek om vraagt. Dit om te voorkomen dat inspanningen van de parochie(s) te niet worden gedaan door een ongevraagde herstelactie. Voor alle hieronder vermelde herstelacties geldt dat altijd gekeken wordt of de gegevens in het betreffende veld na conversie door iemand van de parochie of naar aanleiding van een SILA-mutatie zijn aangepast; in dat geval worden de gegevens niet overschreven. Bij het uitvoeren van de herstelactie worden de gegevens gebruikt die tijdens de eerdere conversie van Navision naar DocBase, vanuit Navision zijn geëxporteerd.
De volgende herstelacties worden eind deze week voor alle parochies uitgevoerd:
Persoonsgegevens De velden geslachtsaanduiding, hoofdbewoner ja/nee, telefoonnummer, telefoonnummer mobiel, emailadres, roepnaam, gezinsrelatie, burgerlijke staat, huisnummer toevoeging, naam echtgenoot, link met echtgenoot indien de echtgenoot in DocBase is opgenomen, worden gecorrigeerd omdat deze niet in alle gevallen (goed) zijn overgenomen.
SILA-aanduiding Indien er geen SILA-stip is, worden de velden Sila aan- afmelding en Mutatiesoort SILA leeggemaakt.
Correctie Relatiestatus Indien een parochiaan een overlijdensdatum heeft, wordt de Relatiestatus omgezet van Parochiaan naar Overleden.
Voorkeurparochie – 1 Het veld “Voorkeursparochie DocBase-ID” wordt op basis van “Voorkeurparochienummer” en eventueel “Voorkeurlocatienummer” ingevuld. Hierdoor wordt de centraal geregistreerde naam van de parochie en de locatie in de ledenkaart weergegeven.
Voorkeurparochie – 2 Bij de conversie zijn leden die in Navision als “lokaal lid” waren opgenomen als voorkeurparochiaan in DocBase opgenomen. Daar waar voorkeurparochie gelijk is aan geografische parochie, worden de voorkeurparochie gegevens verwijderd.
Voorkeurlocatie In Navision kwam het voor dat er als voorkeurparochie een niet meer bestaande parochie was opgenomen. Indien de voorkeurlocatie niet als locatie in DocBase (centraal geregistreerd) voorkomt, wordt de voorkeurlocatie informatie verwijderd. Als het voorkeurparochienummer het Kaskinummer van een locatie is, worden de juiste voorkeurparochie en voorkeurlocatie ingevuld.
De volgende herstelacties worden in september/oktober voor alle parochies worden uitgevoerd:
Verhuisd naar buitenland Bij verhuizingen naar het buitenland wordt door SILA een fictieve postcode aangegeven. DocBase checkt op basis van de eerste 4 cijfers van de postcode bij welke parochie betrokkenen horen. Hierdoor hebben de leden een geografische parochie gekregen terwijl ze in het buitenland wonen. De Geografische parochie gegevens worden verwijderd. Indien het betreffende lid een abonnement heeft (kerkbijdrage of parochieblad), wordt hiervan een melding gedaan zodat bekeken kan worden wat de voorkeurparochie / locatie moet worden.
Verhuisdatum De verhuisdatum wordt vanuit het Navision exportbestand opgenomen in DocBase. (Uiteraard geldt zoals hierboven aangegeven net als voor alle andere punten, dat de datum niet wordt aangepast als er na de conversie een verhuizing heeft plaatsgevonden.)
Geografische parochie Geografische parochie wordt opnieuw bepaald op basis van postcode en huisnummer.
Bij begraving – toevoegen begravingsobject Op de begravingen kaart wordt toegevoegd of de overledene in een kist, lodenkist, urn etc. is begraven.
Voor de volgende correcties, moet de parochie expliciet een correctieverzoek naar IPAL sturen. Wilt u de één of meer van de volgende correctie uitgevoerd hebben, dan kan de bij IPAL bekende contactpersoon van de parochie een verzoek doen middels het sturen van een email naar info@ipal.nu. Geef in het onderwerp van de mail duidelijk aan:
Kaskinummer parochie gevolgd door het Kaskinummer van de locatie indien het een hybride of decentrale administratie betreft;
“Correctie” gevolgd door het hieronder aangegeven onderwerp van de correctie.
Voorbeeld onderwerp van de email:
12345 – locatie 15432 – Correctie: Toevoeging gegevens Grafbeheer
Toevoeging gegevens Grafbeheer De volgende gegevens worden toegevoegd indien deze in Navision aanwezig waren: Graftype, Registratienummer; Begrafenisondernemer nummer, Begrafenisondernemersnaam, Steenhouwer nummer., Steenhouwersnaam, aantekening graven
Kerkelijke data Gegevens die nu in DocBase staan worden verwijderd. Gegevens die in de exportbestanden staan worden opnieuw toegevoegd met verwijzing naar de parochie waar het sacrament is ontvangen.
Relatiestatus Navision lokale leden Leden die in Navision als lokaal lid stonden zijn in het begin van de conversie als (lokale) relatie in DocBase opgenomen. Als de Relatiestatus = (lokale) relatie en de parochie heeft de status niet gewijzigd en het is niet een lokale) relatie die door de parochie zelf is ingebracht, wordt de Relatiestatus op Parochiaan gezet.
Correspondentievoorkeur Indien het veld Correspondentievoorkeur in de ledenkaart leeg is, kan hierin het woord “Post” geplaatst worden.
De herstelacties die expliciet op verzoek van een parochie worden gedaan, worden na afronding bij de parochie afgemeld.