Nieuwsbrief RKK-online 28 mei 2019
Invoeren van bankrekeningnummers bij abonnementen Bij kerkbijdrage-inkomsten die door de bank naar Exact Online worden gestuurd, wordt het IBAN door de bank zonder spaties verstrekt. Indien het IBAN in een toewijzingsregel wordt gevonden, wordt de betaling aan betreffende relatie gekoppeld en ’s nachts in DocBase opgenomen. Wordt in DocBase een IBAN met spaties opgenomen, dan kan dit bankrekeningnummer bij de verwerking van de inkomsten niet herkend worden; de banken sturen immers het IBAN zonder spaties. Daarom worden spaties in het IBAN in DocBase nu verwijderd. Dit voorkomt dat de Exact Online administrateur handmatig de inkomsten aan een toewijzingsregel/relatie moet koppelen. Mocht u er toch weer spaties aan toevoegen, worden deze er ‘s nachts weer uitgehaald omdat dit voor een goede werking van het systeem noodzakelijk is.
Type accounts Voor DocBase zijn er twee type gebruikerscodes; een gebruikerscodes beginnend met een P en gebruikerscodes beginnend met een L.
P-gebruikerscode worden uitgegeven voor centrale administraties en voor de fusieadministraties van hybride en decentrale parochies.
L- gebruikerscode worden uitgegeven voor de locatieadministraties van hybride en decentrale parochies.
De ledenadministratie, kerkbijdrageadministratie en begraafplaatsadministratie moet voor hybride en decentrale parochies gevoerd worden in de locatie administratie, dus met L-gebruikerscode. Het binnenhalen van SILA-mutaties en toekennen van de geografische locatie moet op de fusieadministratie worden gedaan, dus met P-gebruikerscode.
Voor een goede werking van het systeem is het van belang dat u bovenstaande zo uitvoert. Meer informatie over de soorten administraties en in welke administratie gewerkt moet worden kunt u vinden in het document ‘Kenmerken van centrale - hybride - decentrale administraties’ dat u kunt vinden op www.rkk-online.nl – sectie documenten.
Afbouw Navision Er wordt deze week begonnen met het afbouwen van Navision. Als eerste stap worden de administraties van de parochies die voor januari 2019 naar DocBase zijn overgezet, op “alleen raadplegen” gezet. Zodra deze stap is afgerond, volgen de parochies die in januari zijn overgezet, dan februari enzovoorts. Doel is om op 1 juli alle parochies uit Navision te hebben overgezet.
Installatie DB Sjabloon applicatie We krijgen meldingen dat bij de installatie van de DB sjabloonapplicatie (de applicatie om bijvoorbeeld bezorglijsten en brieven aan te maken) door enkele virusscanners een virus ontdekt zou worden. De software is onderzocht en met vele virusscanners gecontroleerd. Er zit een component in de software dat door enkele scanners als virus geïdentificeerd is, maar dat is het niet. Zie document ‘Virus waarschuwing bij downloaden/installeren Sjabloonapplicatie’ dat u vindt op www.rkk-online.nl – sectie ‘opleiding DocBase’. In voorkomende gevallen kunt u de virusscanner even uitschakelen en na installatie meteen weer inschakelen.
Sortering door DB sjabloon applicatie gevoelig voor hoofdletters/kleine letters Bij het sorteren van de brieven en lijsten, is de DB sjabloonapplicatie gevoelig voor hoofd- en kleine letters. In Navision werden hoofdletters en kleine letters in de plaatsnaam nogal eens door elkaar gebruikt. Bij leden zonder SILA-stip worden deze gegevens één op één vanuit Navision overgenomen. Er wordt nu iedere nacht gecontroleerd of de plaatsnamen juist (beginnend met hoofdletter, gevolgd door kleine letters en bij samengestelde namen begint ieder deel van de naam met een hoofdletter met uitzondering van tussenvoegsels) in DocBase staan; zo niet, dan wordt dit aangepast. Mocht u handmatig de plaatsnaam weer in allemaal hoofdletters zetten, wordt het ’s nachts weer teruggezet om een goede werking van de sjabloonapplicatie te kunnen garanderen.
Gelijktijdig in DocBase inloggen met 2 verschillende gebruikerscodes Heeft u een hybride- of decentrale-administratie, dan kan het wel eens handig zijn om gelijktijdig in beide administraties in te loggen. De internetbrowser houdt echter login gegevens vast. Dus als u bij de ene administratie bent ingelogd (voorbeeld met uw L-code), opent een 2e tabblad in de dezelfde browser en probeert in de andere administratie in te loggen (met uw P-code), dan komt u toch terecht in de administratie van de administratie van de L-code.
Koppeling begraafplaatsen met graven Het komt voor dat in de lijst 08. Begraafplaatsen onder de tab “Alle graven” geen graven worden aangegeven. Oorzaak ligt tot nu toe aan het feit dat de begraafplaatsen in Navision anders genoemd zijn dan bij de conversie-informatie is aangegeven. Mocht u tegen dit probleem aanlopen, dan kunt u een ticket aanmaken zodat dit probleem opgelost kan worden. Het conversieproces is hierop inmiddels aangepast en wij controleren of de opgegeven naam van de begraafplaats overeenkomt met de naam in Navision
Documentatie Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie op de site www.rkk-online.nl geplaatst.
Geconstateerde problemen (sectie documenten) – naam van het document en locatie is aangepast; documentnaam was Geconstateerde conversie problemen, sectie was conversietips.
DocBase release notes (sectie documenten)
DocBase FAQ (sectie documenten)
Toegevoegd:
Virus waarschuwing bij installeren Sjabloonapplicatie (sectie opleiding DocBase ook geplaatst in DocBase - 01. Instructies - tab DB sjablonen)