Nieuwsbrief RKK-online 1 mei 2019
De “conversie-machine” draait op volle toeren. We zijn ruim over de helft van de conversies van Navision naar DocBase / Exact Online. Er moeten nog 200 administraties worden overgezet. Met de snelheid van 20 – 25 parochies per week zijn we voor de deadline van 30 juni 2019 klaar.
Er zijn inmiddels 1.000 aanvragen voor Exact Online inlogcodes en 1.750 aanvragen voor DocBase inlogcodes verwerkt. Twee mooie mijlpalen!
Op dinsdag 23 april is de extra bemensing van de helpdesk operationeel geworden. Het positieve effect van deze extra capaciteit zal binnenkort merkbaar worden.
Er wordt nog gewerkt aan het corrigeren van de tenaamstelling van leden die als naam <naam partner> - <geslachtsnaam> gebruiken.
Er is een oplossing voor het juist terugkoppelen van de betaalde kerkbijdrage van Exact Online naar DocBase. De kerkbijdrage ontvangsten worden nu in DocBase geplaatst. Per betalend lid is te zien wat er per jaar is betaald. Voor hybride en decentrale administraties geldt dat deze gegevens in de administratie van de locatie geregistreerd worden.
Om de beveiliging van de gegevens binnen DocBase te optimaliseren en zo aan de vereisten van de AVG te voldoen, wordt binnenkort de zogenaamde “tweestapsauthenticatie” opgezet. Dit betekent dat u naast de inlogcode die u nu gebruikt ook nog een code moet ingeven die u automatisch via email of smartphone ontvangt. Verdere uitleg volgt binnenkort.
Als gebruikers merken we dat er veel conversies plaatsvinden. Deze kunnen niet alleen ’s nachts verwerkt worden. Daarom zult u overdag ook merken dat de snelheid van het systeem daar onder lijdt. Over 2 maanden zal de grootste bulk zijn verwerkt, maar dan volgen nog de conversies van de administraties die niet in Navision zijn gevoerd. Na afloop van de conversies zal de performance beter worden.
Zoals tijdens de DocBase avonden is beloofd, wordt er gewerkt aan een update van het document “FAQ’s DocBase”. Hierin worden de vragen die tijdens de sessies zijn behandeld opgenomen. De volgende versie van het document wordt eind volgende week (week 19) verwacht.
Voor hybride en decentrale administraties, worden 2 type inlogcodes geleverd. Inlogcodes die beginnen met de letter “L” geven de gebruiker toegang tot de administratie va de betreffende locatie; het Kaski nummer van de locatie staat achter de letter “L”. De codes die beginnen met de letter “P” geven toegang tot de administratie van de fusieparochie. De letter “P” wordt gevolgd door het Kaski nummer van de fusieparochie. Voor hybride en decentrale administratie is het van belang dat alle lid-afhankelijk zaken zoals abonnementen, wijkindeling en vrijwilligerstaken via de locatie administratie (inlogcode begint met L) worden ingevoerd en beheerd. Voor centrale administraties geld dat alle administrateurs een inlogcode krijgen beginnend met de letter “P” gevolgd door het Kaski-nummer van de parochie.
Veel vragen worden gesteld over het veld “zoeknaam (volledige naam)”. Dit veld is bedoeld om administrateurs zo eenvoudig mogelijk te laten zoeken naar parochianen waarbij de kans het grootst is dat de betreffende parochiaan wordt gevonden. Het veld wordt samengesteld vanuit de velden: roepnaam, voorletters en achternaam (incl. voorvoegsel). Dit veld wordt dan ook niet gebruikt bij het samenstellen van brieven en lijsten. Tot voor kort werd dit veld wel gebruikt door de DB-sjabloon applicatie om bezorglijsten aan te maken. Nav verzoeken van diverse parochies om de voornamen op bezorglijsten weg te laten, is dit inmiddels aangepast.
Het verdient aanbeveling om regelmatig te controleren of er abonnementen zijn met de status “Actie vereist”. Abonnementen krijgen deze status automatisch als de abonnementhouder bijvoorbeeld overlijdt. Open 04. Abonnementen > zoek & vind > selecteer bij Abonnement soort “Actie vereist” > klik op “Vind nu!”. Hierna kunt u de lijst met abonnementen die actie vereisen behandelen. Nadat de actie is genomen kunt u de status van het abonnement aanpassen.