Nieuwsbrief 22 maart 2019
Uitschrijvingen Het gebeurt regelmatig dat mensen zich uit de RK kerk laten uitschrijven. Uitschrijving kan alleen op basis van de door de Bisschoppenconferentie vastgestelde procedure. Deze procedure is bij uw Bisdom op te vragen. Wanneer de procedure is gevolgd en de uitschrijving een feit is, moeten de gegevens van deze persoon ook uit de ledenadministratie verwijderd worden. In Navision gebeurde dit door – in geval van een SILA-lid – het lid af te melden en, in alle gevallen dit lid later uit Navision te verwijderen. In maart 2018 is er, naast de koppeling tussen Navision en SILA, ook een koppeling gemaakt tussen DocBase en SILA. Op dat moment zijn alle SILA-gegevens in Docbase geplaatst. Mutaties die sindsdien hebben plaatsgevonden zijn zowel in Navision als in DocBase verwerkt. M.a.w.: heeft u een kerkverlater bij SILA afgemeld, dan is deze afmelding in Navision, maar ook in DocBase gekomen en verwerkt. Wat er echter niet gebeurd is dat een lid dat in Navision is verwijderd ook automatisch in DocBase is verwijderd.
Dit is het gevolg van het werken in twee systemen: voor de invulling van DocBase is het SILA-bestand als uitgangspunt genomen. Bij de conversie worden gegevens van Navision toegevoegd aan de bestaande leden in DocBase en nieuwe, onbekende leden worden toegevoegd. Het is helaas niet mogelijk om bij de conversie aan te geven dat leden die daadwerkelijk uit Navision zijn verwijderd bij de conversie ook uit DocBase verwijderd worden omdat dit een handmatige actie is die ook handmatig in DocBase gedaan moet worden. De actie in DocBase kan niet eerder dan dat de conversie is afgerond en u een toegangscode voor DocBase hebt ontvangen.
Om te voorkomen dat mensen die zich hebben afgemeld en aangegeven hebben dat hun gegevens uit de administratie verwijderd moet worden toch nog post ontvangen omdat zij in de DocBase-administratie nog wel voorkomen (met status afgemeld), is het aan te bevelen om in DocBase te controleren of er registraties zijn van mensen met de status ‘Sila aan- afmelding = afgemeld’. U dient dan van die leden de ledenkaart uit DocBase alsnog handmatig te verwijderen.
Status migratie Er wordt gesproken over migratie en conversie; migratie is het overgaan van het geheel van Navision (of andere pakketten) naar DocBase en Exact Online. Conversie is het overzetten van gegevens van Navision (of een ander pakket) naar DocBase. Ervaring met de conversie van Navision naar DocBase is dat als de voorbereiding goed is gedaan (zie document ‘Controles voorafgaand aan de migratie’), de conversie goed verloopt.
Er zijn uiteraard wel eens gegevens die niet overgezet kunnen worden. Hiervan wordt melding in het logbestand gedaan zodat de parochie kan bekijken wat er aan de hand is. Soms is het verklaarbaar en terecht dat gegevens niet overgezet worden, soms is de informatie in Navision zodanig vastgelegd dat er bij de conversie gegevens worden overgeslagen (=uitval). Aan de hand van de logbestanden en de meegeleverde beschrijving kan de controle op uitval snel worden uitgevoerd en kunnen eventuele correcties eenvoudig door de parochie zelf worden uitgevoerd in DocBase. Advies is om de controles na conversie eerst te doen voordat nieuwe/andere mutaties (m.u.v. SILA-mutaties, want die gaan automatisch) worden doorgevoerd.
Op dit moment zijn er 240 van de 635 parochies overgezet naar DocBase en worden er tussen de 20 en 30 parochies per week geconverteerd. Helaas hebben we, ondanks meerdere malen aandringen gedurende de afgelopen twee jaar, van veel parochies nog steeds geen Inventarisatieformulier en/of Aanvraagformulier toegangscode DocBase ontvangen (beschikbaar op www.rkk-online.nl/documenten). Beide zijn noodzakelijk om de conversie in de planning op te kunnen nemen! Vanuit de bisdommen wordt getracht me die parochies in contact te komen waarvoor bovenstaande geldt en zo de ontbrekende documenten compleet te krijgen. Maar u kunt ook zelf helpen door, als u weet dat er nog documenten ontbreken, deze zo spoedig mogelijk aan te leveren bij Lianne Remkes van Ipal: l.remkes@ipal.nu. Nogmaals wijzen wij u er op dat Navision na 30 juni niet meer beschikbaar zal zijn. We moeten dan dus klaar zijn met de conversies van Navision naar DocBase. Daarnaast geldt voor de parochies die geen gebruik maken van Navision maar van een andere oplossing, dat ook zij z.s.m. over moeten naar DocBase in verband met het kunnen voldoen aan de verplichtingen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan ons stelt. Let op: naast het inventarisatieformulier moet een parochie ook, zoals hierboven vermeld, DocBase inlogcodes aanvragen, met name dat laatste wordt nogal eens vergeten.
Het aantal parochies dat momenteel een Exact Online administratie hebben is 400.
Aanpassing naam van de lijst “Selectielijst KB 5 jaar dit jaar €0” De naam van de lijst “Selectielijst KB 5 jaren” is aangepast. Deze is nu: “Selectielijst KB 5 jaar dit jaar €0”. Er was namelijk wat verwarring over de inhoud van de lijst. De lijst is bedoeld om een overzicht te geven van leden die de afgelopen 5 jaren wel kerkbijdrage betaald hebben, maar dit jaar nog niet. Met de naam van de lijst zoals deze nu is, hopen we de inhoud van de lijst beter weer te geven.
Documentatie Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie op de site www.rkk-online.nl geplaatst. Aanpassingen zijn gemarkeerd.
Geconstateerde conversieproblemen (sectie conversietips).
DocBase release notes (sectie documenten).
Controles voorafgaand aan de migratie (sectie conversietips).