Hoe wordt een fusie verwerkt?

In het kader van de nieuwe automatisering zijn door het Economencollege een aantal belangrijke keuzes gemaakt in de uitwerking van de gevolgen van een fusie in DocBase en Exact Online. Alhoewel daar in het verleden al wel eens over geschreven is, geven recente vragen aanleiding een en ander nog eens op een rijtje te zetten.

Uitgangspunt voor de uitwerking van een fusie is het centrale model; oftewel er wordt na de fusie gewerkt met één financiële en één ledenadministratie. Dit model sluit aan bij de gedachte dat er sprake is van één nieuwe kerkelijke rechtspersoon, met één bestuur dat verantwoordelijk is voor de gehele nieuwe parochie en dat haar besluiten neemt met het belang van de totale nieuwe parochie in het oog.

Exact Online

In het centrale model past het niet om afzonderlijke financiële administraties per oude geloofsgemeenschap te blijven voeren, waarbij het voor het bestuur noodzakelijke inzicht in de totale financiële positie van de parochie wordt bemoeilijkt.

Indien de wens bestaat om in de exploitatie van de nieuwe parochie op een aantal punten nog inzicht te houden in de ontwikkelingen binnen de oude geloofsgemeenschappen, dan kan dat in Exact Online binnen een centrale financiële administratie prima worden gerealiseerd door het gebruik van kostenplaatsen (onder andere voor bijvoorbeeld ontvangen kerkbijdragen en kosten van kerkgebouwen).

Het volledig willen uitsplitsen van een resultatenrekening daarentegen gaat echter eigenlijk al te ver. Bijvoorbeeld het uitsplitsen van de kosten van een pastoraal team over de oude geloofsgemeenschappen: het pastorale team heeft als doel de pastorale bediening van de totale geloofsgemeenschap en de totale geloofsgemeenschap brengt samen de kosten op van dat pastorale team, ongeacht waar het pastorale team vindt dat bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld de H. Mis) het beste kunnen plaatsvinden. Het toerekenen van kosten aan oude geloofsgemeenschappen dient daarbij dan eigenlijk geen doel meer.

Een uitsplitsing van de balans van de gefuseerde parochie naar de verschillende oude geloofsgemeenschappen heeft in de situatie van een fusie eigenlijk geen betekenis meer. Met volledig begrip voor alle gevoeligheden die er op dit punt kunnen leven, is de herkomst van het vermogen voor het bestuur van de fusieparochie eigenlijk niet meer van belang. Zij dient haar besluiten te nemen vanuit het gemeenschappelijke belang van de totale fusieparochie. En dat zou kunnen betekenen dat gelden wellicht anders worden aangewend als waarvoor zij in het verleden zijn bijeen gebracht....

Indien binnen een gefuseerde parochie toch de uitdrukkelijke wens bestaat om te komen tot een volledige jaarrekening van de oorspronkelijke geloofsgemeenschappen, dan dient binnen Exact Online voor elke geloofsgemeenschap een aparte administratie te worden ingericht!

Een volledige administratieve uitsplitsing van de balans naar de verschillende geloofsgemeenschappen is binnen één centrale administratie in Exact Online niet goed mogelijk en maakt de uiteindelijke administratie, indien daartoe wèl een poging wordt gedaan, zeer onoverzichtelijk. En als het in die situatie vervolgens ook nog eens de bedoeling is dat binnen die centrale administratie de voormalige administrateurs ieder hun eigen stukje van de administratie blijven bijhouden en ze elkaars werk niet mogen zien, dan lopen we in Exact Online in een centrale administratie volledig tegen de grenzen van de mogelijkheden aan!

Informeer bij uw bisdom hoe in uw bisdom wordt omgegaan met de kosten van deze aanvullende administraties. De meeste bisdommen hebben besloten deze kosten één op één door te belasten aan de betreffende parochies.

DocBase

In DocBase wordt iedere fusie uitgewerkt volgens het centrale model. Dat betekent dat alle voormalige geloofsgemeenschappen binnen DocBase worden samengevoegd en alle parochianen behoren tot dezelfde nieuwe geografische fusieparochie. De oude geloofsgemeenschappen worden binnen DocBase aangemerkt als locatie binnen de nieuwe geografische parochie. Zodoende staat bij alle parochianen in een fusieparochie zowel een geografische parochie als ook een locatie geregistreerd.

Doordat in DocBase de toegang tot ledengegevens kan worden gegeven op zowel het niveau van de geografische parochie als ook op het niveau van de locatie, kan worden bewerkstelligd dat op het gebied van de ledenadministratie zowel decentraal (alleen inzicht in eigen locatie) als centraal (inzicht in gehele parochie) kan worden gewerkt.

De locaties binnen de geografische parochie spelen een belangrijke rol in de koppeling tussen DocBase en Exact Online. Bij het aanmaken van een debiteur voor de kerkbijdrage geeft DocBase de locatie mee naar Exact Online, op basis waarvan door Exact Online aan de debiteur de bijbehorende kostenplaats wordt toegekend. Wanneer nu van die debiteur kerkbijdragen worden ontvangen, registreert Exact Online direct de juiste kostenplaats, op grond waarvan een uitsplitsing van de ontvangen kerkbijdragen over de verschillende locaties kan worden gemaakt.